Reinigungskosten senken ohne Qualitätsverlust: 10 wirksame Hebel für Unternehmen

Unternehmen senken ihre Reinigungskosten am wirksamsten, indem sie Leistungen und Intervalle an die tatsächliche Nutzung ihrer Räume anpassen. Nicht jeder Bereich muss täglich vollständig gereinigt werden. Sanitäranlagen, Küchen und stark frequentierte Flächen benötigen meist kurze Intervalle; Einzelbüros, Besprechungsräume oder Archive häufig nicht.

Der entscheidende Hebel ist deshalb nicht der niedrigste Stundenpreis, sondern ein präziser Reinigungsplan: Welche Leistung wird wo, wann, wie oft und in welcher Qualität benötigt?

Der Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks beziffert den durchschnittlichen Personalkostenanteil der Branche auf rund 85 Prozent. Einsparungen entstehen daher vor allem durch weniger unnötige Arbeitszeit, bessere Abläufe und passende Intervalle – nicht durch minimale Einsparungen bei Reinigungsmitteln. Quelle: Bundesinnungsverband des Gebäudereiniger-Handwerks

1. Zuerst den tatsächlichen Bedarf aufnehmen

Viele Leistungsverzeichnisse werden jahrelang unverändert fortgeführt. Dabei verändern sich Belegung, Homeoffice-Anteil, Flächennutzung und Arbeitsabläufe. Gereinigt wird dann weiterhin nach alten Vorgaben, obwohl Räume inzwischen anders oder seltener genutzt werden.

Eine wirtschaftliche Planung beginnt mit vier Fragen:

1. Welche Bereiche werden täglich genutzt?
2. Wo entstehen sichtbare oder hygienisch relevante Verschmutzungen?
3. Welche Qualität erwartet der Auftraggeber in welchem Bereich?
4. Welche Arbeiten werden derzeit durchgeführt, obwohl kein tatsächlicher Bedarf besteht?

Erst danach sollten Stunden und Preise kalkuliert werden.

2. Flächen in Reinigungszonen einteilen

Statt ein einheitliches Intervall auf das gesamte Gebäude anzuwenden, können Flächen nach Nutzung und Anforderung gegliedert werden.

Die konkreten Intervalle müssen zum Objekt passen. Entscheidend ist die Differenzierung: Häufig dort reinigen, wo es erforderlich ist, und unnötige Vollreinigungen vermeiden.

3. Leistungen eindeutig beschreiben

Unklare Begriffe wie „Büro komplett reinigen“ führen zu Missverständnissen, Nacharbeiten und Reklamationen. Ein gutes Leistungsverzeichnis beschreibt je Raumgruppe:

• welche Flächen bearbeitet werden
• welche Tätigkeit ausgeführt wird
• welches Ergebnis erwartet wird
• in welchem Intervall die Leistung erfolgt
• welche Arbeiten ausdrücklich nicht enthalten sind

So bezahlt der Auftraggeber keine pauschalen Sicherheitsaufschläge und der Dienstleister kann verlässlich planen.

4. Reinigungsintervalle an die Nutzung anpassen

Die größte Fehlannahme lautet: Jeder Raum müsse bei jedem Einsatz vollständig gereinigt werden.

Praktische Beispiele für eine bedarfsgerechte Planung:

• Papierkörbe nur leeren, wenn sie genutzt wurden
• freie Schreibtischflächen nach vereinbartem Rhythmus reinigen
• Besprechungsräume anhand der tatsächlichen Nutzung einplanen
• wenig genutzte Büros in ein längeres Intervall überführen
• Verkehrsflächen häufiger, Nebenräume seltener bearbeiten
• Glas- und Grundreinigungen als planbare Sonderintervalle führen

In sensiblen Bereichen wie Arztpraxen, Produktionszonen oder Lebensmittelbereichen müssen Hygieneplan und betriebliche Vorgaben Vorrang haben.

5. Doppelarbeiten zwischen Mitarbeitern und Reinigungsdienst vermeiden

In vielen Unternehmen erledigen eigene Mitarbeiter Tätigkeiten, die parallel im Reinigungsvertrag enthalten sind – oder umgekehrt. Typische Beispiele sind:

• Spülmaschinen ein- und ausräumen
• Kaffeemaschinen reinigen
• Papier und Seife nachfüllen
• Abfall zu Sammelstellen bringen
• Besprechungsräume zurücksetzen
• Pflanzenpflege
• Verbrauchsmaterial bestellen

Eine eindeutige Zuständigkeitsmatrix verhindert doppelte Arbeit und Diskussionen.

6. Zugänge, Schlüssel und Einsatzzeiten verbessern

Wartezeit ist bezahlte Zeit ohne Reinigungsleistung. Häufige Ursachen sind:

• nicht funktionierende Schlüssel oder Transponder
• unklare Alarmregelungen
• verschlossene Räume
• kurzfristig wechselnde Zeitfenster
• fehlende Park- oder Lademöglichkeiten
• mehrere getrennte Anfahrten für kleine Leistungen

Feste Zugangsregeln und gebündelte Einsatzzeiten verbessern die Produktivität, ohne die Reinigungsqualität zu verändern.

7. Schmutz vermeiden, bevor er gereinigt werden muss

Prävention ist oft günstiger als zusätzliche Reinigung. Besonders wirksam sind:

• ausreichend große Schmutzfangzonen im Eingangsbereich
• funktionierende Abfalltrennung und passend platzierte Behälter
• klare Regeln für freie Schreibtisch- und Bodenflächen
• geeignete Bodenbeläge und Schutzmatten in Belastungszonen
• zeitnahe Beseitigung punktueller Verschmutzungen, bevor sie sich verteilen

Ein gut geplanter Eingangsbereich reduziert den Eintrag von Sand, Nässe und Straßenschmutz im gesamten Gebäude.

8. Material, Dosierung und Verbrauch standardisieren

Zu hoch dosierte Reinigungschemie erhöht nicht nur die Materialkosten. Sie kann Rückstände verursachen, Oberflächen belasten und zusätzliche Arbeit notwendig machen.

Sinnvoll sind:

• feste Produktstandards je Oberfläche und Einsatzbereich
• Dosierhilfen oder Dosieranlagen
• dokumentierte Verbrauchsmengen
• abgestimmte Papier-, Seifen- und Müllbeutelsysteme
• klare Bestellverantwortung
• regelmäßige Prüfung von Fehl- und Überbeständen

Bei Verbrauchsmaterial zählt der Gesamtverbrauch, nicht nur der Stückpreis.

9. Maschinen und Robotik nur dort einsetzen, wo sie wirtschaftlich sind

Maschinen können auf großen, freien und regelmäßig zu bearbeitenden Flächen Zeit sparen. In stark möblierten Büros, kleinen Räumen oder Gebäuden mit vielen Hindernissen kann der Rüst-, Transport- und Betreuungsaufwand den Vorteil dagegen aufzehren.

Vor einer Investition sollten deshalb geprüft werden:

• zusammenhängende, tatsächlich befahrbare Fläche
• tägliche oder wöchentliche Einsatzdauer
• Aufzüge, Schwellen und Engstellen
• Wasser-, Lade- und Abstellmöglichkeiten
• notwendige Betreuung und Störungsbearbeitung
• reale Zeitersparnis gegenüber dem bisherigen Verfahren

Technik ist kein Selbstzweck. Sie muss im konkreten Objekt messbar produktiver sein.

10. Qualität messbar steuern

Eine reine Stundenkontrolle beantwortet nicht, ob das vereinbarte Ergebnis erreicht wurde. Besser sind klare Qualitätskriterien, regelmäßige Kontrollen und eine nachvollziehbare Mängelbearbeitung.

Ein pragmatisches System umfasst:

• definierte Kontrollpunkte je Raumart
• regelmäßige Stichproben
• Foto- oder Ticketdokumentation bei Abweichungen
• klaren Ansprechpartner
• Frist und Verantwortlichkeit für Nacharbeiten
• regelmäßige Überprüfung des Leistungsumfangs

So werden Reklamationen früh erkannt, bevor zusätzliche Sonderreinigungen oder ein kostspieliger Dienstleisterwechsel erforderlich werden.

Beispiel: Von der Vollreinigung zur bedarfsgerechten Reinigung

Ein Unternehmen lässt bisher an fünf Tagen pro Woche sämtliche Büros, Besprechungsräume, Sanitärbereiche und Verkehrsflächen vollständig reinigen. Gleichzeitig sind viele Arbeitsplätze wegen Homeoffice nur an zwei oder drei Tagen belegt.

Eine mögliche Optimierung:

Die hygienisch und optisch wichtigen Bereiche bleiben abgesichert. Reduziert werden ausschließlich Tätigkeiten ohne entsprechenden Bedarf.

Warum der billigste Anbieter häufig nicht die niedrigsten Gesamtkosten verursacht

Ein sehr niedriger Angebotspreis kann auf knappen Zeitansätzen, nicht eingerechneter Vertretung oder einem unvollständigen Leistungsumfang beruhen. Die tatsächlichen Kosten zeigen sich dann durch:

• wiederkehrende Reklamationen
• Nacharbeiten und Sondertermine
• zusätzlichen Koordinationsaufwand beim Auftraggeber
• häufige Personalwechsel
• nicht enthaltene Zusatzleistungen
• Schäden durch falsche Produkte oder Verfahren
• erneute Ausschreibung und Dienstleisterwechsel

Verglichen werden sollte daher immer die monatliche Gesamtleistung bei identischem Leistungsumfang – nicht nur der Stunden- oder Quadratmeterpreis.

So unterstützt Falke Facility Management bei der Kostenoptimierung

Falke Facility Management prüft gemeinsam mit Unternehmen, welche Leistungen und Intervalle für das jeweilige Gebäude tatsächlich erforderlich sind. Dabei betrachten wir Flächennutzung, Frequenz, Zugänge, Qualitätsanforderungen, Verbrauchsmaterial und mögliche technische Lösungen.

Das Ergebnis ist ein objektbezogener Vorschlag mit klaren Leistungen und nachvollziehbaren Intervallen. Ziel ist nicht, notwendige Reinigung zu streichen, sondern unnötige Arbeitszeit und unklare Prozesse zu vermeiden.

Weitere Informationen:

• Unterhaltsreinigung
• Büroreinigung
• Praxisreinigung in München
• Facility Management

Häufige Fragen zum Senken von Reinigungskosten

Wie kann ein Unternehmen bei der Büroreinigung Geld sparen?

Der größte Hebel ist ein nutzungsabhängiger Reinigungsplan. Sanitär-, Küchen- und Eingangsbereiche behalten kurze Intervalle, während wenig genutzte Büros und Nebenräume seltener gereinigt werden können. Zusätzlich sollten Doppelarbeiten, Wartezeiten und unnötige Einzelanfahrten vermieden werden.

Ist eine Reduzierung der Reinigungstage immer sinnvoll?

Nein. Eine pauschale Reduzierung kann in stark frequentierten oder hygienisch relevanten Bereichen zu Qualitätsproblemen führen. Besser ist eine differenzierte Anpassung je Raumgruppe.

Spart ein niedrigerer Stundenpreis automatisch Geld?

Nein. Entscheidend sind Zeitansatz, Leistungsumfang, Produktivität und Folgekosten. Ein niedriger Stundenpreis kann durch mehr benötigte Stunden, Nacharbeiten oder Zusatzrechnungen teurer werden.

Wann lohnt sich ein Reinigungsroboter?

Vor allem bei großen, freien und regelmäßig zu reinigenden Bodenflächen. In kleinen oder stark möblierten Bereichen ist der wirtschaftliche Vorteil häufig geringer. Vorher sollte eine reale Flächen- und Zeitberechnung erfolgen.

Wie oft sollte ein Reinigungsvertrag überprüft werden?

Mindestens bei größeren Änderungen der Belegung, Flächennutzung, Arbeitszeiten oder Qualitätsanforderungen. Zusätzlich ist eine regelmäßige gemeinsame Überprüfung sinnvoll, damit veraltete Vorgaben nicht dauerhaft weitergeführt werden.

Reinigungskosten unverbindlich prüfen lassen

Sie möchten wissen, ob Leistungen, Intervalle und Abläufe in Ihrem Gebäude wirtschaftlich geplant sind? Falke Facility Management prüft Ihren Bedarf vor Ort und entwickelt einen nachvollziehbaren Vorschlag für Büro-, Unterhalts- und Spezialreinigung.

Telefon: 089 30908650 E-Mail: info@falke-fm.com Kontakt: Kostenprüfung und Beratung anfragen